VERSLAG PRESIDIUMVERGADERING MAANDAG 16 DECEMBER 2024
Aanwezig: F. Emmerik (voorzitter), S.D.M. van den Berg, H.J.A. Jonkers, E.F.J.M. Kerssemakers, P. van Rijswijk, S. Tempelaars en C. Miedema.
Bij agendapunt 1 ook aanwezig: dhr. J.A.W.P. Weyers.
Afwezig: J.J.E. Beerens, P.C.N.M. van Steensel, J. Kerkhoff en A.B.A.M. Ederveen.
1)Bijpraten Bètaraad
Tijdens de Heidag van 7 september jl. is het advies van verkenner Job van Meijeren om een Bètaraad in te stellen door de raadsleden omarmd. De Bètaraad “als plek waar kan worden gereflecteerd op hoe het gaat”. Job adviseerde deze plek niet te politiek te maken (dus bij voorkeur niet de fractievoorzitters in deze raad) en de raad niet te groot te maken (maximaal vijf raadsleden). Tevens iemand uit de organisatie + een wethouder te laten aansluiten.
Vrij snel na de Heidag, is de Bètaraad samengesteld. In de raad hebben zitting de raadsleden Weyers (voorzitter), Plompen, van Asten, Nissen en Tempelaars. Daarnaast zitten in de raad: dhr. Bots (wethouder), mevr. Pijnenburg (strategisch adviseur) en mevr. Verbruggen (loco-secretaris).
Inmiddels is de Bètaraad drie keer bij een geweest (25 september, 24 oktober en 14 november).
De voorzitter van de Bètaraad praat de leden van het presidium bij over de Bètaraad.
Dhr. Weyers geeft aan: Onze inzet is primair om met ideeën en suggesties te komen die leiden tot een beter samenspel college – raad – ambtelijke organisatie. Het goede samenspel van partijen die alle het beste voor de inwoners van Valkenswaard willen. We kijken onder andere naar hoe we vergaderen c.q. het vergaderstelsel. Niet het vergaderstelsel als doel, maar als middel: op welke wijze kan hoe we vergaderen, bijdragen aan een beter samenspel.
We kijken daarbij onder andere naar de verschillende typen bijeenkomsten:
- Beeldvormende bijeenkomsten: deze eerder en beter voorbereiden, vooral als er externen bij betrokken moeten worden. Daarom is het ook van belang om beter grip te krijgen op de bestuurlijke planning, zodat het ook eerder duidelijk wordt welke onderwerpen beeldvormend geagendeerd zouden moeten worden. Dit kan omdat een onderwerp politiek gevoelig is, maar ook bijvoorbeeld omdat het ingewikkeld is. In de afgelopen vergadercyclus zaten een paar onderwerpen die wellicht beter eerst beeldvormende besproken hadden kunnen worden (Waalreseweg 5, Nota uitgangspunten opvang). Concreet gaat de Bètaraad nadenken over de invulling van de bijeenkomsten over de Rollerbaan, de Zonneweide en de Dennenberg.
- Oordeelsvormende bijeenkomsten: Uitgangspunt is: technische vragen van tevoren stellen. Politieke vragen mogen wel in de commissie worden gesteld. En soms worden er toch ook nog technische vragen gesteld. Hoe hier mee om te gaan is lastig voor de voorzitter. Met behoud van het uitgangspunt, gaat de voorzitter nu iets soepeler om met vragen en laat in ieder geval ook bij elke onderwerp het college aan het woord.
Het Reglement van Orde voor de raad is verouderd. Inzet is om dit begin 2025 te actualiseren. De Bètaraad gaat daarover meedenken. Ook gaat de Bètaraad kijken of helderder gemaakt kan worden in welke situatie, welk type vraag (vraag divers, vraag art. 41, vraag rechtstreeks aan ambtenaar) geëigend is. De raad komt nu nog 1x per maand bijeen. Bedoeling is dat deze frequentie lager wordt.
Vanuit het presidium zijn er de volgende overwegingen – opmerkingen:
Uiteindelijk is het presidium het orgaan dat besluiten neemt over de inrichting van het raadswerk. De Bètaraad is adviseren, meedenkend; Sommige zaken zijn aan de hele raad, bijvoorbeeld vaststellen nieuw RvO; Voorkom dubbel werk. Laat onverlet dat de Bètaraad goed bezig is; het mooiste zou zijn als de Bètaraad snel overbodig is.
2) Verslag presidiumvergadering dd. 11 november 2024 Dit verslag wordt conform vastgesteld.
3) Vooruitblik beeldvormende bijeenkomst 9 januari 2025
De volgende reguliere beeldvormende sessie wordt 9 januari gehouden.
Voor deze beeldvormende sessie zijn de volgende drie onderwerpen aangemeld:
- Visie dienstverlening (B-stuk: toelichting college – portefeuillehouder en/of ambtenaren);
- Kaderdocument La Sage ten Broekstraat (B-stuk: toelichting college – portefeuillehouder en/of ambtenaren);
- Wijknetwerkers (B-stuk: toelichting college – portefeuillehouder en/of ambtenaren).
Het presidium gaat akkoord met agendering van deze drie onderwerpen, maar overweegt daarbij wel: drie is wel echt de max. Eerder is ook al overwogen dat het aantal te agenderen onderwerpen voor een Beeldvormende bijeenkomsten maximaal drie zou moeten bedragen. De agenda voor de beeldvormende bijeenkomst van 9 januari wordt donderdag 19 december 2024 verzonden.
4) Vooruitblik commissievergadering (oordeelsvormende bijeenkomst) 16 januari 2025
Bij de griffie zijn door het college B&W zes voorstellen voor de commissievergadering van donderdag 16 januari 2025 aangemeld, te weten:
- Voorstel inzake Paraplubestemmingsplan Hulpgebouwen;
- Voorstel inzake Kaderdocument La Sage ten Broekstraat;
- Voorstel inzake Wijknetwerkers;
- Voorstel inzake Visie dienstverlening;
- Voorstel inzake Suppletie uitkering bommenregeling;
- Voorstel inzake zienswijze 1e begrotingswijziging GRSA2.
Het presidium gaat akkoord met agendering van deze zes voorstellen. Er hoeven géén ingekomen stukken te worden geagendeerd voor de vergadering van 16 januari. Wel wordt het agendapunt Terugkoppeling GRén en Raadstafel 21 geagendeerd. De agenda voor de commissievergadering van 16 januari 2025 wordt donderdag 19 december 2024 verzonden. De commissievergadering van 16 januari 2024 wordt gehouden ter voorbereiding van de raadsvergadering van 30 januari 2024.
5) Bestuurlijke planning
Ten opzichte van de laatste bestuurlijke planning zijn er wijzigingen opgetreden.
Het college heeft daarom een gewijzigde bestuurlijke planning aan de leden van de raad gezonden
(bijlagen I RIB dd. 3 december 2024 met als onderwerp “Raadsagenda december 2024” en II Bestuurlijke planning, behorende bij RIB 3 december 2024).
Het presidium overweegt het volgende:
Het lijkt erop dat het ook in 2025 weer “hollen en stilstaan” wordt. Jammer; Er zijn – mede op verzoek van ook het college – volgend jaar 9 vergadercycli. Dringend verzoek aan het college om de stukken goed over deze cycli te spreiden; Anderzijds: het is van alle tijden dat de maanden vlak voor het zomerreces en de maanden vlak voor het kerstreces heel druk zijn. Het presidium gaat akkoord met de door het college geadviseerde aanduidingen A, B of C.
6) Evaluatie van de informatiebijeenkomst van 21 november (HOV studie), commissievergadering van
28 november en raadsvergadering van 12 december 2024.
Afgesproken is dat als vast agendapunt wordt geagendeerd het terugblikken op de gehouden bijeenkomsten / vergaderingen. Wat ging goed? Wat kan beter?
Informatiebijeenkomst HOV
Op zich goed verlopen, maar…. “de deskundige was wel heel erg overtuigd van zijn eigen deskundigheid”. De info kwam “gekleurd, weinig objectief” over.
Commissievergadering 28 november Goed verlopen. Geen opmerkingen.
Raad 12 december
geen webcast. In het mailbericht van de raadsadviseur (mail 16 december, 11.06) is toegelicht wat de oorzaak van de storing was. Het presidium overweegt dat er al vaker problemen met het streamen zijn geweest. Dringend wordt verzocht om een “back-up” systeem in te richten, bijvoorbeeld in de vorm van een geluidsopname van vergaderingen. De griffier geeft aan dat I&A in overleg is met de leverancier van de systemen om de problemen op te lossen. De mogelijkheid van een back-up systeem zal worden ingebracht.
Benoeming wethouder
Fractie H&G had van tevoren aangekondigd hier een bespreekstuk van te willen maken. Dit feit leidde bij andere fracties tot zorgen. Zorgen om niets.
“Heel mooi en netjes hoe deze fractie het woord bij dit agendapunt heeft gevoerd”.
Taalgebruik
Dhr. van Rijswijk gebruikte in zijn betoogt de term “valse voorwendselen”. Hij werd hierover door de voorzitter aangesproken. Terecht of te streng? Dhr. van Rijswijk geeft aan dat hij zijn woorden juist heel zorgvuldig had gekozen. En dan toch nog worden aangesproken. Het presidium overweegt dat het goed is dat de voorzitter scherp op de omgangsvormen (en dus ook op het taalgebruik) is, maar dat dit onvermijdelijk ook altijd “een beetje subjectief” is.
7) Invulling vrij aangegeven donderdagen
Op de raadsplanning staat aangegeven: “alle vrij aangegeven donderdagen zijn gereserveerd voor nader te duiden raadswerk, zoals informatiebijeenkomsten, wijkbezoeken enz.” Een vrije donderdag (blauw blokje) kan evt. ook ingezet worden voor een extra beeldvormende sessie. Voor de maanden 1e kwartaal 2025 staan er vrije donderdagen gepland voor 23 januari, 20 februari en 27 maart 2025. Eerder is afgesproken 23 januari te benutten voor een informatiebijeenkomst over Dommelland. Voor 20 februari en 27 maart is nog geen invulling voorgesteld. Het presidium houdt de invulling van deze avonden aan. Wellicht kunnen ze vervallen.
Tot slot: er staan voor 2025 ook weer kwartaalbijeenkomsten gepland. Hieronder (nog een keer) de data:
- 3 februari Sociaal Domein
- 7 april Ruimtelijk Domein
- 26 mei Sociaal Domein
- 23 juni Ruimtelijk Domein
- 20 oktober Sociaal Domein
- 17 november Ruimtelijk Domein
8) Voorzitterschap Presidium
Met ingang van 1 januari 2025 wordt Evi van de Ven voorzitter van fractie SvV. Zij wordt dan
automatisch ook lid van het presidium. “Evi is van harte welkom”. Het presidium dankt dhr. Emmerik
voor het zeven jaar voorzitten van de presidiumvergaderingen.
Dhr. Kerssemakers wordt gekozen als zijn opvolger.
9) Beantwoording vragen divers
Afspraak is dat vragen divers en vragen ex. artikel 41 binnen 30 dagen door het college worden beantwoord. Tijdens de rondvraag van de vorige presidiumvergadering is aangegeven dat er bij verschillende fracties het beeld is dat deze termijn vaak wordt overschreden. Afgesproken werd dat de griffier zou gaan terugzoeken binnen welke termijn vragen de laatste tijd zijn beantwoord.
Inmiddels is dit voor de vragen divers gedaan. Zie het bijgevoegde overzicht vragen divers 2024
(bijlage III). Er zijn tot en met 9 december 2024 in totaal 104 (!) vragen divers bij de griffie ingekomen. Daarvan zijn er 25 niet binnen 30 dagen beantwoord (ongeveer een ¼ dus).
Het presidium overweegt het volgende:
Goed dat de doorlooptijd door de griffie in beeld is gebracht; 25% te laat, is een te hoog percentage. Daarom geeft het presidium het signaal af dat de doorlooptijd echt korter moet. “Hier moeten de gemeentesecretaris en de teammanagers iets mee. Dit moet oplosbaar zijn”;weliswaar worden er ook veel vragen snel beantwoord, maar doet niks af aan het feit dat 25% te hoog is.
10) Representatie
Het onderwerp representatie raadsledenbijeenkomsten is een vast agendapunt. Het gaat bij dit agendapunt om de bijeenkomsten GR’en, provincie, VBG enz. Dus niet om een opening buurthuis, bijeenkomst sportclub of zo.
Er zijn uitnodigingen ingekomen voor de volgende bijeenkomsten – activiteiten:
vrijdag 3 januari, 17.00 uur Nieuwjaarsreceptie gemeente Valkenswaard;
donderdag 9 januari, 16.30 – 18.30 uur Nieuwjaarsontmoeting provincie Noord-Brabant;
woensdag 22 januari (Gemert – Bakel) en woensdag 29 januari (Veldhoven) raadsinformatiebijeenkomsten 1e begrotingswijziging 2025 VRBZO + de Kadernota VRBZO 2025;
woensdag 29 januari, 19.00 uur webinar NOVEX De Peel;
woensdag 7 mei, 20.00 uur Raadsledenbijeenkomst GRSA2;
woensdag 14 mei, raadsledenbijeenkomst begrotingen GRén (GGD, VRBZO, MRE, ODZOB);
woensdag 11 juni, 19.00 uur Metropoolconferentie MRE.
11) Rondvraag
Devices raadsleden
Er zijn klachten over de werking van de devices en de door I&A geleverde ondersteuning ter oplossing van de klachten. Mevr van den Berg geeft aan dat raadslid dhr. Robbe bijvoorbeeld nog steeds geen goed werkend device heeft.
Nieuwjaarsbijeenkomst gemeente op 3 januari
De nieuwjaarsbijeenkomst is dit jaar in het kerstreces. Voor sommige raadsleden komt deze bijeenkomst “te vroeg”. Ze zijn dan nog niet beschikbaar voor activiteiten.
Afscheid burgemeester
De griffier deelt mede dat er op dinsdagavond 18 maart 2025 een bijzonder raadsvergadering worden gehouden. In deze vergadering wordt afscheid genomen van dhr. Ederveen.
Verzoek aan alle raadsleden om deze datum in de agenda te noteren! Naar aanleiding van deze mededeling benadrukken verschillende leden van het presidium dat er uiteraard netje en gepast afscheid van de burgemeester genomen dient te worden, maar anderzijds wordt de griffier verzocht alert te zijn op de uitgaven.
Nieuwe portefeuilleverdeling
De raad heeft op 13 december een RIB ontvangen met daarin de nieuwe portefeuilleverdeling.
Onduidelijk is welke wethouder de portefeuille milieu heeft. Verzoek om hier duidelijkheid over te geven.
Bijlagen:
I RIB dd. 3 december 2024 met als onderwerp “Raadsagenda december 2024”;
II Bestuurlijke planning, behorende bij RIB dd. 3 december 2024;
III Overzicht vragen divers 2024.